Kas kodulehe ostu saab kajastada põhivarana?
Uue kodulehe või e-poe loomine on ettevõtte jaoks sageli päris suur investeering. Eriti siis, kui tegemist ei ole lihtsalt mõne lehe ja kontaktivormiga, vaid lahendusega, mis aitab müüa, broneeringuid vastu võtta, klientidega suhelda või igapäevast tööd automatiseerida.
Veebilehtede tegijana näen üsna tihti, et kodulehest räägitakse esialgu kui turunduskulust. Tegelikult võib korralikult läbimõeldud veebilahendus teenida ettevõtet aastaid ning olla sama oluline töövahend nagu mõni teine ettevõtte süsteem.
Ja siit tekibki üsna praktiline küsimus: kas kogu kodulehe maksumus tuleb kohe kulusse kanda või saab selle võtta arvele põhivarana?
Teatud tingimustel on võimalik ettevõttele loodud kodulehte kajastada immateriaalse põhivarana. Sel juhul ei kanta kogu kodulehe maksumust ühe kuu või majandusaasta kuludesse, vaid see jaotatakse amortisatsiooni kaudu perioodile, mille jooksul ettevõte veebilahendust kasutab.
See ei tähenda siiski, et iga uus koduleht oleks automaatselt põhivara. Palju sõltub sellest, mida veebilahendus ettevõtte jaoks tegelikult teeb, kui kaua seda kasutatakse, millised õigused ettevõttel sellele on ning millised põhimõtted on kirjas ettevõtte raamatupidamise sise-eeskirjas.
Minu soovitus veebiprojekti tellijale on seetõttu lihtne: kui investeering on ettevõtte jaoks märkimisväärne, tasub sellest oma raamatupidajaga rääkida juba enne projekti algust.
Mis on immateriaalne põhivara?
Põhivara ei pea olema midagi, mida saab käega katsuda, nagu arvuti, auto või tootmisseade. Ettevõttel võib olla ka immateriaalne põhivara ehk vara, millel puudub füüsiline vorm.
RTJ 5 „Materiaalsed ja immateriaalsed põhivarad“ nimetab immateriaalse põhivara näidetena muu hulgas arvutitarkvara, kaubamärke, patente, litsentse ja kasutusõigusi. Immateriaalseks põhivaraks loetakse vara, mida ettevõte kavatseb kasutada kauem kui ühe aasta.
Kodulehte juhendis eraldi vara liigina nimetatud ei ole. Sõltuvalt sellest, milline veebilahendus on loodud, võib seda käsitleda näiteks tarkvara, kasutusõiguse või muu immateriaalse põhivarana.
Siin ongi oluline vaadata kodulehte natuke laiemalt kui lihtsalt seda, „mis ekraanil hea välja näeb“.
Lihtne visiitkaardilaadne veebileht võib olla peamiselt turundusmaterjal. Teises ettevõttes võib veeb olla aga koht, kus toimub suur osa päris tööst: e-poes tehakse müüki, broneerimissüsteemis täitub kalender, kliendiportaalis liiguvad dokumendid või veebiplatvorm suhtleb lao-, raamatupidamis- ja kliendihaldussüsteemidega.
Väljastpoolt võivad mõlemad olla „kodulehed“, kuid ettevõtte jaoks on nende roll väga erinev.
Seepärast ei saa ka öelda, et koduleht on alati põhivara või vastupidi, et koduleht on alati turunduskulu. Vaadata tuleb konkreetset lahendust.
Millal võib kodulehe põhivarana arvele võtta?
- Immateriaalse põhivara objekt kajastatakse bilansis juhul, kui on täidetud kolm põhilist tingimust:
- ettevõte kontrollib vara;
- ettevõte saab vara kasutamisest tõenäoliselt tulevikus majanduslikku kasu;
- vara soetusmaksumust on võimalik usaldusväärselt hinnata.
Lisaks peab kodulehe eeldatav kasutusiga olema pikem kui üks aasta ja projekti maksumus ületama ettevõtte raamatupidamise sise-eeskirjas määratud põhivara arvelevõtmise alampiiri.
Alampiiri määrab iga ettevõte ise. Sellest väiksema maksumusega vara võib kanda kohe kulusse ka siis, kui seda kasutatakse mitu aastat.
Need tingimused võivad esmapilgul tunduda üsna raamatupidamislikud. Veebiprojekti vaatenurgast saab neid aga vaadata väga praktiliste küsimustena.
1) Kas ettevõte päriselt kontrollib veebilahendust?
See on üks teema, millele soovitan kodulehte tellides kindlasti tähelepanu pöörata.
Kontroll ei tähenda tingimata seda, et ettevõte peab omama kõiki programme ja tehnoloogiaid, mida veebilehe loomisel kasutatakse. Näiteks WordPress on avatud lähtekoodiga sisuhaldussüsteem ning kodulehel võivad olla kasutusel kolmandate osapoolte pistikprogrammid.
Olulisem küsimus on: mis jääb ettevõttele pärast seda, kui veebileht on valmis?
- Kontrolli olemasolule võivad viidata näiteks järgmised asjaolud:
- ettevõttel on kodulehe administraatoriõigused;
- ettevõte kontrollib domeeni ja veebimajutuse kontot;
- ettevõttel on ligipääs veebilehe failidele ja andmebaasile;
- lepingus on määratud valminud töö kasutusõigused;
- ettevõte saab veebilehte muuta ja edasi arendada;
- ettevõte saab vajaduse korral viia kodulehe teise majutusse või vahetada teenusepakkujat.
Veebilehtede loojana pean seda oluliseks ka täiesti väljaspool raamatupidamist. Ettevõtte jaoks on turvalisem, kui on selgelt teada, kelle nimel on domeen, kelle käes on vajalikud ligipääsud ja millised õigused jäävad tellijale pärast projekti lõppu.
Need võivad tunduda projekti alguses tehniliste pisiasjadena. Tavaliselt muutuvad need väga oluliseks alles siis, kui aasta või paari pärast soovitakse midagi muuta, edasi arendada või teenusepakkujat vahetada.
Kui ettevõte tasub aga ainult kuupõhist teenust veebiplatvormi kasutamise eest ning ei saa lahendust iseseisvalt kasutada või teenusepakkuja juurest ära viia, võib tegemist olla pigem jooksva teenuse kui eraldiseisva varaga.
2) Kas koduleht loob ettevõttele pikema aja jooksul väärtust?
Majanduslik kasu kõlab terminina üsna kuivalt, kuid selle taga on tegelikult lihtne küsimus: kuidas see ettevõttele reaalselt kasulik on?
Koduleht ei pea teenima tulu ainult e-poe müügi kaudu. Väärtus võib tekkida väga erineval viisil.
- Koduleht võib:
- tuua ettevõttele uusi päringuid ja kliente;
- võimaldada müüa tooteid või teenuseid;
- automatiseerida broneeringuid ja makseid;
- vähendada klienditeenindusele kuluvat aega;
- võimaldada klientidel iseseisvalt vajalikku infot leida;
- toetada teenuse osutamist kliendiportaali kaudu;
- ühendada müügi lao-, raamatupidamis- või kliendihaldussüsteemiga;
- vähendada käsitsi tehtava töö mahtu.
Just sellepärast räägin klientidega veebiprojekti alguses vähem värvidest, nuppudest ja sellest, mitu alamlehte kodulehele tuleb.
Palju olulisem on aru saada, millist rolli hakkab veeb ettevõttes täitma. Kas klient saab seal ise aja broneerida? Kas e-pood peab suhtlema laosüsteemiga? Millised on ettevõttesisesed manuaalsed tööd, mida saaks automatiseerida?
Mida kesksem on veebilahendus ettevõtte müügi- või tööprotsessis, seda rohkem kasu see pikas perspektiivis ettevõttele toob.
3) Kas kodulehe maksumust saab selgelt määrata?
Kui koduleht ostetakse teenusepakkujalt, on selle maksumust üldjuhul üsna lihtne määrata. Aluseks on pakkumine, leping, arved ning vajaduse korral tööde üleandmise dokument.
Veebiprojekti pakkumises võiks olla võimalikult arusaadavalt kirjeldatud, mille eest ettevõte tegelikult maksab. Näiteks ei ole „kodulehe tegemine“ kuigi informatiivne kirjeldus, kui suure projekti sees tehakse tegelikult nii UX-tööd, veebidisaini, arendust, integratsioone kui ka testimist.
Kui tead juba projekti alguses, et soovid selle põhivarana osta, siis on mõistlik ka teenusepakkujat sellest teavitada. Nii oskab ka tema paremini vajaliku dokumentatsiooniga arvestada.
Selge pakkumine ei ole kasulik ainult veebitegijale ja kliendile. See aitab hiljem ka raamatupidajal mõista, millest projekti maksumus koosneb.
Olukord muutub keerulisemaks siis, kui veebilahendust arendavad ettevõtte enda töötajad paralleelselt muude ülesannetega. Sellisel juhul peab olema võimalik eristada ja mõõta otseselt konkreetse vara loomisega seotud tööjõu- ja muid kulusid.
Millised kodulehe loomise kulud võivad kuuluda põhivara maksumusse?
Immateriaalse põhivara soetusmaksumus koosneb ostuhinnast ja kulutustest, mis on otseselt vajalikud vara tööseisundisse viimiseks.
- Kodulehe puhul võivad põhivara soetusmaksumusse kuuluda näiteks:
- veebilahenduse struktuuri ja tehnilise arhitektuuri loomine;
- kasutajakogemuse ehk UX-lahenduse projekteerimine;
- kasutajaliidese ja veebidisaini loomine;
- sisuhaldussüsteemi seadistamine;
- veebilehe tehniline arendus;
- e-poe või broneerimissüsteemi loomine või seadistamine;
- erifunktsioonide arendamine;
- makselahenduste ja teiste süsteemide ühendamine;
- andmete migratsioon, kui see on lahenduse kasutuselevõtuks otseselt vajalik;
- tehniline testimine;
- kodulehe avalikustamisega otseselt seotud tehniline töö;
- muud kulutused, ilma milleta ei oleks veebilahendus kokkulepitud kujul kasutusvalmis.
Kui UX, struktuur ja kasutajaliides on osa sellest, kuidas veebilahendus päriselt töötab, tasub ka pakkumises ja arvetel tööde sisu võimalikult selgelt kirjeldada. Nii saab hiljem palju paremini aru, milline töö oli seotud lahenduse loomisega ja milline näiteks jooksva turunduse või hilisema hooldusega.
Milliseid kulusid üldjuhul põhivara maksumusse ei lisata?
Immateriaalse põhivarana ei võeta arvele muu hulgas koolituse, reklaami ja üldise haldusega seotud kulutusi. Tarkvara puudutavas näites käsitletakse perioodikuluna ka jooksvat opereerimist, andmete ja hindade sisestamist ning kasutajate koolitamist. Samuti ei kuulu põhivara alla ka domeeni ja veebimajutusega seonduvad kulud.
Veebiprojektis on üsna tavaline, et esialgse loomise kõrval tekib ka terve hulk jooksvaid kulusid.
Näiteks võib tuhandete toodete esmane üleviimine vanast e-poest uude olla uue lahenduse käivitamiseks vältimatu osa projektist. Seevastu järgmisel kuul kümne uue toote lisamine on juba tavapärane igapäevane töö.
Sarnaseid piiripealseid kohti võib suuremas veebiprojektis olla mitu. Seetõttu soovitan mahukama projekti puhul kulude jaotuse enne lõpliku arve koostamist üle vaadata.
Kui ostetakse eraldiseisev reklaamikampaania kujundus, sotsiaalmeedia materjalid või muud turundusvisuaalid, on need pigem perioodikulud.
Miks on põhivarana kajastamine ettevõttele oluline?
Kulu jaotub kodulehe kasutusajale
Kui veebilahendus on mõeldud ettevõtet teenima mitu aastat, võib olla loogiline, et ka selle maksumus ei kajastu ainult ühe aasta kuluna.
Näiteks tellib ettevõte 6000 eurot maksva e-poe, mida plaanitakse kasutada kolm aastat.
Kui kogu summa kantakse kohe kulusse, vähendab projekt esimese aasta kasumit 6000 euro võrra.
Kui e-pood võetakse põhivarana arvele ja amortiseeritakse kolme aasta jooksul lineaarselt, kujuneb amortisatsioonikuluks:
- 2000 eurot aastas;
- ligikaudu 166,67 eurot kuus.
Oluline on siin eristada raha liikumist ja raamatupidamislikku kajastamist.
Teenusepakkujale makstakse endiselt vastavalt kokkulepitud maksegraafikule ja arvetele. Amortisatsioon ei tähenda seda, et ka veebitegijale võiks 6000 eurot järgmise kolme aasta jooksul jupphaaval maksta.
Muutub ainult see, kuidas ettevõte tehtud investeeringu oma raamatupidamises kuludesse jaotab.
Ettevõtte majandustulemus ei muutu ühel aastal ebaproportsionaalselt
Suure veebiprojekti kohene kulusse kandmine võib muuta konkreetse majandusaasta kasumi märgatavalt väiksemaks, kuigi loodud veebilahendus töötab ettevõtte heaks veel mitu järgnevat aastat.
Põhivarana kajastamisel jääb vara esialgu bilanssi ja selle maksumus liigub kasumiaruandesse järk-järgult amortisatsioonikuluna.
Nii võib ettevõtte investeeringutest ja tegevusest tekkida realistlikum pilt.
Samas on oluline ka vastupidine: põhivarana kajastamine ei ole võimalus lihtsalt ühe aasta kasumit ilusamaks muuta. Veebilahendus peab päriselt vastama vara kajastamise tingimustele.
Kodulehte käsitletakse pikaajalise investeeringuna
See on ehk veebilehtede loojana mulle selle teema juures kõige südamelähedasem osa. Kodulehte kiputakse endiselt nägema kui ettevõtte digitaalset visiitkaarti: midagi, mis peab lihtsalt olemas olema ja hea välja nägema.
Tänapäevane veeb võib aga teha palju enamat.
E-pood on müügikanal. Broneerimissüsteem on osa teenuse osutamisest. Liikmeportaal võib olla ettevõtte peamine teenuskeskkond. Kalkulaator või konfiguraator võib võtta enda kanda osa müügiprotsessist. Erinevate süsteemidega ühendatud veebiplatvorm võib olla oluline osa kogu ettevõtte tehnilisest infrastruktuurist.
Hea veebilahenduse väärtus ei seisne ainult selles, kuidas see välja näeb, vaid selles, mida see ettevõtte ja tema klientide jaoks iga päev ära teeb.
Selles mõttes aitab põhivarana kajastamine mõnel juhul ka raamatupidamises paremini väljendada seda, mis koduleht tegelikult on: pikaajaline investeering ettevõtte digitaalsesse võimekusse.
Kas põhivarana kajastamine annab maksueelise?
Siin tasub üks levinud võimalik väärarusaam kohe kõrvale jätta.
Eestis maksavad äriühingud tulumaksu üldjuhul kasumi jaotamisel, mitte igal aastal teenitud raamatupidamislikult kasumilt. Seetõttu ei teki kodulehe põhivarana arvele võtmisest automaatselt otsest ettevõtte tulumaksusoodustust.
- Põhivarana kajastamine mõjutab eelkõige:
- ettevõtte bilanssi;
- aruandeperioodi kasumit;
- omakapitali;
- tulevaste perioodide amortisatsioonikulu;
- jaotamata kasumi kujunemist.
Seega ei ole küsimus selles, kuidas kodulehe abil makse vähendada. Küsimus on selles, kuidas pikaajaliselt kasutatava veebilahenduse maksumust ettevõtte raamatupidamises õigesti perioodide vahel jaotada.
Kui pikk on kodulehe eluiga?
Seadus ei määra kodulehele ühte kindlat amortisatsiooniperioodi. Kasulik eluiga peab vastama ajale, mille jooksul ettevõte eeldab veebilahendusest majanduslikku kasu saavat.
- Hinnangu andmisel võib arvestada:
- lahenduse tehnoloogilist vananemist;
- kasutatava platvormi ja tarkvara eluiga;
- ettevõtte arenguplaani;
- eeldatavaid suuremaid ümberkujundusi;
- kasutusõiguste ja litsentside kehtivust;
- turu ja klientide ootuste muutumist;
- veebilahenduse funktsionaalsust ja keerukust.
Korralikult ehitatud koduleht ei peaks aasta pärast tehniliselt vanaks jääma, kuid ükski veeb ei ela ka täiesti muutumatuna igavesti. Ettevõte areneb, teenused muutuvad, klientide harjumused muutuvad ja tehnoloogia liigub edasi.
Praktikas võidakse kodulehe kasulikuks elueaks hinnata näiteks kolm kuni seitse aastat, kuid see ei ole ametlikult kohustuslik vahemik. Mõne lihtsama lahenduse eluiga võib olla lühem, samas kui stabiilset ettevõtteportaali võidakse kasutada oluliselt kauem.
Immateriaalset põhivara amortiseeritakse üldjuhul lineaarselt. Kui kasulikku eluiga ei ole võimalik usaldusväärselt hinnata, amortiseeritakse vara kuni kümne aasta jooksul. Amortisatsiooni alustatakse hetkest, mil vara on kasutusvalmis.
Millal loetakse koduleht kasutusvalmiks?
Raamatupidamise mõttes on koduleht kasutusvalmis siis, kui see on juhtkonna kavandatud seisundis ja valmis täitma eesmärki, milleks see loodi.
Veebiprojekti keeles võiks seda nimetada hetkeks, mil lahendus on päriselt valmis oma tööd tegema.
- Tavaliselt tähendab see, et:
- tehniline arendus on lõpetatud;
- vajalikud funktsioonid töötavad;
- koduleht on testitud;
- põhiline sisu on olemas;
- makse-, broneerimis- või muud olulised ühendused toimivad;
- koduleht on avalikustatud või ettevõte saab selle kasutusele võtta.
Siin on üks praktiline nüanss. Veebiprojekti loomine võib kesta mitu kuud ja selle jooksul võib teenusepakkuja esitada mitu arvet. Esimese ettemakse tegemine ei tähenda veel, et ettevõttel on kasutusvalmis veebilahendus.
Seetõttu ei alustata amortiseerimist tingimata esimese arve või makse kuupäevast. Oluline on hetk, mil lahendus on valmis kasutamiseks.
Suuremates projektides on seetõttu väga kasulik ka selge üleandmise hetk: millal loetakse projekt valmis olevaks, millal lahendus kliendile üle antakse ja millal algab näiteks hooldusperiood.
Kas iga koduleht tuleks põhivarana arvele võtta?
Kindlasti mitte – ainuüksi see, et ettevõte tellib kodulehe, ei tähenda, et tegemist peaks olema põhivaraga.
- Kogu summa võib olla mõistlik kohe kulusse kanda, kui:
- projekti maksumus jääb alla ettevõtte põhivara alampiiri;
- lahendust kasutatakse eeldatavasti alla ühe aasta;
- tegemist on peamiselt lühiajalise kampaanialehega;
- ettevõte ei kontrolli loodud lahendust;
- ostetakse üksnes ajutist ligipääsu teenusele;
- kulud on valdavalt seotud reklaami, sisu või koolitusega;
- tulevast majanduslikku kasu ei ole võimalik põhjendada;
- vara maksumust ei ole võimalik usaldusväärselt mõõta.
Ka projekti suurus üksi ei anna vastust. Väike ühe lehega koduleht võib tingimustele vastata, kui selle maksumus ületab ettevõtte põhivara alampiiri ja seda kasutatakse pikaajaliselt.
Samas ei pruugi isegi kallis veebiprojekt olla tervikuna kapitaliseeritav, kui suur osa hinnast koosneb reklaamist, sisuloomest, koolitusest või jooksvatest teenustest.
Seega ei tasu vaadata ainult projekti maksumust, vaid ka selle reaalset pikaajalist väärtust.
Kas varem kulusse kantud kodulehe saab hiljem põhivaraks ümber tõsta?
Üldjuhul ei saa immateriaalse varaga seotud kulutusi hiljem tagasiulatuvalt kapitaliseerida, kui need on varasematel perioodidel juba kuluna kajastatud.
Seetõttu tasub võimalik põhivarana kajastamine läbi mõelda projekti ajal või hiljemalt enne majandusaasta aruande koostamist.
Veebiprojekti alguses ei pea selle jaoks tingimata keerulist raamatupidamisplaani tegema. Piisab sageli sellest, kui raamatupidaja teab, et tulemas on suurem investeering, ja teenuse osutaja koostab piisavalt selge pakkumise ning arved. Hiljem on selle info põhjal juba palju lihtsam õige kajastamisviis leida.
Koduleht võib olla ettevõtte jaoks lihtsalt koht, kust leiab kontaktandmed. Aga see võib olla ka müügikanal, broneerimissüsteem, kliendiportaal või oluline osa ettevõtte igapäevasest tööprotsessist.
Just sellepärast ei ole ka küsimusele „Kas koduleht on põhivara?“ ühte vastust, mis sobiks kõigile.
See on viis vaadata veebilahendust sellena, mis see paljude ettevõtete jaoks tegelikult on: mitmeks aastaks loodud töövahend ja investeering ettevõtte arengusse.
Kui plaanid mahukamat kodulehte, e-poodi või erilahendust, soovitan juba projekti alguses läbi mõelda kolm asja: mida täpselt luuakse, millised õigused ja ligipääsud ettevõttele jäävad ning kuidas on erinevad tööd pakkumises ja arvetel kirjeldatud.
Artiklis viidatud allikad
RTJ 5 – Materiaalsed ja immateriaalsed põhivarad
Rahandusministeerium – Raamatupidamise Toimkond
